Privacy - Wij zijn Artillerie

Privacyverklaring

Afgegeven voor WijzijnArtillerie.nl en alle hierop weergegeven Korpsen en onderliggende stichting(en) / verenigingen / eenheden:

Stichting Nederlands Artillerie Museum (NAM)
Vereniging voor Veteranen en Post-actieven Artillerie (VVPA)
Aan te vullen met VOA, VOOA etc indien zij mee gaan doen.

In het document verder aangeduid als WzA.

Datum: 10-04-2025

Versie: concept 0.1

WzA geeft met deze verklaring een duidelijke richting aan uw privacy en laat zien dat uw privacy wordt gewaarborgd, beschermt en gehandhaafd. Dit beleid is van toepassing op de ingeschrevenen administratie, de websites en app(licaties) van WzA.

1. Welke gegevens worden verwerkt en waarom

1. Wanneer u zich inschrijft vragen wij u de volgende gegevens te verstrekken:
  - Voornaam, naam en mailadres (geen @mindef.nl). Militaire of burger schaal.
  - Veteranen status
2. Wanneer uw inschrijving is verwerkt, ontvangt u van ons een gebruikersnaam en wachtwoord en kunt u inloggen op onze website en app(licatie). Daarna kunt u bij het ingeschrevenen gedeelte de onderstaande gegevens invoeren / aanpassen:
  - Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, telefoonnummer en

        geslacht. Deze gegevens hebben we nodig om u te kunnen identificeren en met u te
        communiceren, denkt u hierbij aan de nieuwsbrieven, uitnodigingen en voor het
         opsturen van de diverse magazines naar uw huisadres.

- - Militaire of burgerrang.
  - Veteranen status. Heeft u de veteranenstatus? Deze informatie wordt gebruikt om u
    als lid onder de aandacht te brengen bij de Vereniging voor Veteranen en (Post)
    actieven Artillerie (VVPA).
  - Uitzendgegevens. Wanneer u uitzendingen heeft genoten dan kunt u deze kenbaar
                      maken. Van elke uitzending kunt u de periode, de functie die u tijdens de uitzending
                      bekleedde en de formerende eenheid invoeren. Deze informatie wordt gebruikt voor
                      de organisatie van reünies en lotgenotencontact.
  - Status actieve dienst. Bent u ja of nee in actieve dienst. We zijn graag op de hoogte
    van de deze informatie, omdat de twee categorieën in de communicatie soms een
    verschillende benaderingswijze kennen.
  - Peoplesoft-nummer en/of registratienummer. Als lid heeft u de mogelijkheid uw
                      Peoplesoft-nummer en/of registratienummer in te voeren. Deze informatie wordt
                      gebruikt om u als lid uniek te kunnen identificeren. Daarnaast kunnen deze nummers,
                      wanneer u de veteranenstatus heeft, worden gebruikt voor de gegevensuitwisseling
                      met de Basisregistratie Personen (BRP).
- Wanneer u bij WzA ingeschreven staat, dan worden de onderstaande gegevens, in een voorkomend geval, door de regimentsadministratie / ledenadministratie voor u verwerkt:
Heeft u als lid een regimentswaardering ontvangen, dan wordt dit geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt om u als gedecoreerde bij speciale gelegenheden uit te kunnen nodigen / specifiek te kunnen benaderen.
Heeft u de Regimentsfunctie van “Regimentscommandant (RC)” of “Regimentsadjudant (RA)” bekleedt, dan wordt de functie en de periode geregistreerd. Deze informatie wordt gebruikt om u als functionaris bij gelegenheden uit te kunnen nodigen / specifiek te kunnen benaderen.
Lidmaatschap Artillerie-verenigingen en eenheden, voor u als ingeschrevene wordt bijgehouden bij welke Artillerie-verenigingen en/of schtichtingen u aangesloten bent.

1.5. Bent u nabestaande van een gesneuveld of overleden ingeschrevene, dan worden (enkel na uw toestemming) de volgende gegevens van u verwerkt en/of door u verstrekt en verwerkt:

Naam, adres, woonplaats, e-mailadres. Voor de identificatie van en de communicatie met de contactpersoon.
Naam overleden ingeschrevene.

2. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens bewaren wij niet langer dan strikt noodzakelijk. Zodra het doel van verzamelen / bewaren is komen te vervallen, worden al uw persoonsgegevens verwijderd, tenzij wettelijke eisen ons tot een minimale bewaarttermijn verplichten.

Van ingeschrevenen, die in bezit zijn / waren van de veteranenstatus worden, ten behoeve van de historie van de resp Korpsen, de onderstaande gegevens geanonimiseerd bewaard:

Veteranenstatus.
Uitzendgegevens.

3. Uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen, het zijn tenslotte uw gegevens. Zoals u bij punt 1.2 kunt lezen, kunt u de meeste gegevens zelf invoeren / aanpassen. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering kunt u indienen bij de database beheerder. Deze zal zo snel mogelijk, maar binnen vier (4) weken, op uw verzoek reageren.

4. Hoe beschermen wij uw persoonlijke gegevens?

We doen er alles aan om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding door onbevoegden.

Onze websites en app(licaties) worden gehost door Genkgo BV, een partner waarmee een verwerkersovereenkomst is afgesloten. Deze beveiligingsmaatregelen neemt Genkgo BV om onze websites en uw persoonlijke gegevens te beschermen.

Wat doen we nog meer om de veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen? Onder andere door het nemen van de volgende maatregelen:

Binnen WijzijnArtillerie.nl en de onderliggende stichting(en) / verenigingen / eenheden hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot uw persoonlijke gegevens.
Deze geautoriseerde personen zijn allen geïnstrueerd op het gebied van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de te nemen veiligheidsmaatregelen.
Geautoriseerde personen hebben altijd een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Uw persoonlijke gegevens zijn altijd opgeslagen achter de beveiliging van een gebruikersnaam en wachtwoord met twee-factor-authenticatie.
Uw persoonlijke gegevens worden alleen verwerkt op computers met beveiligingssoftware, waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Papieren documenten, waarop de persoonlijke gegevens staan, hebben wij in een kluis opgeslagen.

Wij verklaren, dat wij nooit persoonsgegevens:

Overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

5. Persoonsgegevens minderjarigen

Wij verklaren, dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

6. Cookies

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje, dat met pagina’s van onze websites wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek naar de server teruggestuurd worden.

Wij maken op onze websites gebruik van een functionele cookie voor het inloggen en een analytische cookie voor de bezoekersstatistieken. Deze cookies maken geen inbreuk op uw privacy. Daarom wordt geen toestemming voor het gebruik van cookies aan u gevraagd bij het bezoeken van onze websites.

7. Abonnement nieuwsbrieven

Heeft u een abonnement op onze e-mailnieuwsbrief en/of sms-nieuwsbrief, dan kunt u dit wijzigen bij uw profiel. In elke nieuwsbrief die u van ons ontvangt, heeft u de mogelijkheid om u af te melden. U ontvangt daarna geen nieuwsbrieven meer van ons.

8. Klachten

In het geval dat u vindt, dat wij op enigerlei wijze tekortschieten in ons beleid en/of handhaving qua privacyregelgeving en u komt er met ons niet uit, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Geanonimiseerde gegevens zijn gegevens die helemaal geen betrekking meer hebben op individuen. Er mogen bij anonimisering dus géén aanvullende gegevens beschikbaar zijn op basis waarvan iemand alsnog een koppeling kan maken met een specifiek persoon.